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Resumen
Este artículo está basado precisamente en las necesidades contables básicas de los pequeños comerciantes del régimen
simplicado en aras de contribuir a su gestión contable, con la implementación de un Software de informes nancieros
básicos dirigido a las organizaciones del sector mecánico automotriz que les permita solucionar de forma sencilla y a bajo
costo la gestión contable de su empresa, aprovechando las herramientas ofrecidas por Microsoft VBA Excel (Visual Basic
for Applications) que es el lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic Excel, que se utiliza para programar aplicaciones
Windows y que se incluye en varias de ellas.
La implementación de este software contable permitirá a estas organizaciones llevar un control de sus ingresos, costos y gastos,
derivados de su actividad económica. En ese orden de ideas, la aplicación de la herramienta informática permite controlar de
manera racional la prestación del servicio del sector mecánico automotriz, con sus respectivos informes; así como un estado
de resultados que le conceda tomar decisiones relacionadas con su actividad económica y un estado de ujo de efectivo diario
que le permita controlar sus ingresos, y el manejo adecuado del disponible en caja y bancos. Su objetivo, ofrecer soluciones
informáticas contables para las empresas del sector mecánico automotriz, vinculadas al régimen simplicado y que puede ser
adaptado a cualquier otra actividad comercial del régimen simplicado, contribuyendo a la organización contable y nanciera
del objeto social.
Palabras Clave: Contabilidad, software, Excel y VBA para aplicaciones en Excel, módulos, automotriz.
Abstract
This article is based precisely on the basic accounting needs of small merchants of the simplied regime in order to contribute
to his or her accounting management, with the implementation of a basic nancial reporting software aimed at organizations
in the automotive mechanical sector that allows them to solve simply and at low cost the accounting management of his or
her company, taking advantage of the tools oered by Microsoft VBA Excel (Visual Basic for Applications) which is the
Microsoft Visual Basic Excel macro language, which is used to program Windows applications and which is included in
several of them.
The implementation of this accounting software will allow these organizations to keep track of their income, costs and expenses,
derived from their economic activity. In this order of ideas, the application of the computer tool allows a rational control of the
service provision of the automotive mechanical sector, with its respective reports; as well as a statement of results that allows
DISEÑO DE UN SISTEMA INFORMÁTICO (SOFTWARE)
PARA AUTOMATIZAR LOS PROCESOS CONTABLES
EN EL SECTOR MECÁNICO AUTOMOTRIZ DEL RÉGIMEN SIMPLIFICADO
DESIGN OF A COMPUTER SYSTEM (SOFTWARE) TO AUTOMATE THE ACCOUNTING
PROCESSES IN THE AUTOMOTIVE MECHANICAL SECTOR OF THE SIMPLIFIED REGIME
Elizabeth Palma Cardoso, Augusto Francisco Alarcón Linares, Eduardo Andrés Hernández Pava
Grupo de Investigación SICOFAS Espinal, Tolima – Colombia.
epalma@itp.edu.co, afaledu@gmail.com, eduardoandreshernandez@hotmail.com
Cómo citar este artículo: Palma Cardoso, E., Alarcón Linares, A & Hernández Pava, E., (2018) Diseño de un sistema informático (software)
para automatizar los procesos contables en el sector mecánico automotriz del régimen simplicado. Revista Innova ITFIP, 2 (1) pág. 62 - 70
Recibido. Abril de 2018 Aprobado: Mayo de 2018
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them to make decisions related to their economic activity and a daily cash ow statement that allows merchants to control their
income, and the proper management of cash and banks. Its objective is to oer computer accounting solutions for companies in the
automotive mechanical sector, linked to the simplied system and which can be adapted to any other commercial activity of the
simplied regime, contributing to the accounting and nancial organization of the corporate purpose.
Key Words: Accounting, software, Excel and VBA for applications in Excel, modules, automotive.
cada transacción, sino que al nal del día se suman el total
de ingresos, compras y gastos, para sentar el total resultante
por concepto, sin tener en cuenta la normatividad colombiana
que establece el Código de Comercio en su Artículo 19, donde
dene los deberes de los comerciantes, y uno de ellos tipica
“llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las
prescripciones legales”.
1
Como si fuera poco, sólo en las ciudades capitales del país se ha
acogido con éxito la sistematización contable y nanciera, pero
en municipios pequeños es predominante un arcaico registro.
En ese contexto, se entiende por qué en municipios como:
Tocaima, Espinal, Guamo, Puricación, Saldaña, entre otros,
los comerciantes pierden la valiosa oportunidad de expansión.
2. Materiales y Métodos
Se diseñó un sistema informático (Software) de módulos
contables para las empresas del sector mecánico automotriz
del régimen simplicado, diseñado en Excel y Visual Basic
para aplicaciones en Excel, que aportan simplicidad a los
procesos administrativos y nancieros, además del control de
las actividades de los comerciantes del régimen simplicado
que por no estar obligados a llevar contabilidad omiten la parte
contable, determinante para cumplir con la reglamentación
tributaria en cada ciclo económico gravable. La globalización,
la industrialización y la tecnicación de los sistemas
productivos, generan en la economía de mercados altos grados
de competitividad que involucran a los comerciantes del
régimen simplicado para estar a la vanguardia de la incursión
en la economía global.
El objeto de este software, es precisamente buscar las
herramientas informáticas que permitan a esta clase de
comerciantes solucionar de forma sencilla y a bajo costo la
gestión contable de su empresa; además, obtener resultados de
su actividad mercantil, lo cual es fundamental para la toma de
decisiones, buscando estrategias de mercado para posesionar su
negocio y ser más competitivos. Por lo general, este grupo de
1. Introducción
Colombia, país de emprendedores, lleno de pequeños
comerciantes que ingresan al mercado económico bajo el
perl scal de régimen simplicado, con la ilusión de generar
recursos que les permita subsistir con su actividad económica,
que cada día se vuelve más compleja por la competencia desleal,
las reformas tributarias, las mercancías provenientes de otros
países que avasallan el mercado, desvalorizando la mano de
obra del emprendedor colombiano, y los mismos profesionales
que en gran parte regalan su fuerza laboral e intelectual
conducidos por la oferta y la demanda de sus servicios que son
aprovechados por los comerciantes para ponerle precio a sus
conocimientos. La contabilidad en Colombia se ha vuelto una
venta de pan, muchos de nosotros los contadores, por la escasa
oportunidad laboral damos la “ñapa” en nuestras asesorías
contables, no valoramos todos esos años de sacricio y estudio
para lograr ese título que nos acredita como contadores.
Además, las mismas normas tributarias y contables que de
una u otra manera, no obliga a los pequeños comerciantes
a llevar una contabilidad ordenada, que les permita crecer
en los negocios y porque no, participar en la globalización
económica y en los mercados nancieros. La contabilidad del
régimen simplicado se basa en un libro scal, que en últimas
no le reeja su situación económica ni scal, y en la mayoría
de los casos salen del comercio por no saber administrar sus
nanzas, precisamente por no llevar contabilidad, lo cual se
ve como un gasto innecesario por no estar obligados a llevar
libros contables. La gestión contable se debe mirar desde la
perspectiva de inversión, no de gastos, ya que les permite a los
comerciantes ejercer un control nanciero, evitando sanciones
y consumos tributarios innecesarios, o en últimas ir al fracaso.
Una empresa sin contabilidad es como un carro sin frenos, van
directo a la destrucción.
En Colombia, los comerciantes del régimen simplicado no
están obligados a llevar contabilidad dentro del marco normativo
tributario y solo se limitan a su obligación tributaria; llevar
el libro scal que tiene por objeto, registrar las operaciones
diarias que el comerciante realiza, sin necesidad de especicar
1 Arias F., 2016. Pequeñas empresas colombianas atrasadas en implementación de las Niif. Recuperado de: http://www.elcolombiano.com/negocios/niif-para-
pymes-rigen-se-cumplen-HD3467779
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comerciantes utilizan las herramientas omáticas ofrecidas por
Microsoft como son Word, Excel y Power Point, para organizar
su información nanciera.
Es así como se toma como referente la utilización de estos
instrumentos informáticos y se implementan los módulos de
informes contables aprovechando las herramientas ofrecidas
por Microsoft VBA Excel (Visual Basic for Applications) que
es el lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic Excel, que se
utiliza para programar aplicaciones Windows y que se incluye
en varias de ellas, deniendo los módulos básicos necesarios
para la información más relevante de los comerciantes del
Régimen Simplicado.
Microsoft VBA permite a usuarios y programadores ampliar
la funcionalidad de programas de la suite Microsoft Oce,
especialmente la de Excel.
2.1 Diseño y Recolección de Datos
El diseño del software de informes contables tuvo como
objetivo responder a la problemática contable de los
comerciantes del régimen simplicado, del sector mecánico
automotriz a través de un conjunto de procedimientos como
análisis y recolección de datos; el análisis de datos cualitativos
como entrevistas, observación, recopilación y revisión de
documentos, archivos y la observación que ayuda a reejar
las necesidades contables del comerciante.
2.2 Análisis del Sistema
Este software contiene herramientas que le permite a este
tipo de comerciantes llevar un registro de las relaciones
comerciales que realiza con sus clientes, proveedores y
contratistas así mismo genera informes de gestión para la
toma de decisiones.
2.3 Denición de la plataforma
Para el desarrollo del software se utiliza la herramienta VBA
Excel (Visual Basic for Applications) que es el lenguaje
de macros de Microsoft Visual Basic Excel, que permite
a usuarios y programadores ampliar la funcionalidad de
programas de la suite Microsoft Office, especialmente la
de Excel.
2.4 Módulos
La estructura del software esta direccionada a suministrar la
información más relevante para los comerciantes del sector
mecánico automotriz del régimen simplicado, a través de
módulos como el de seguridad para ingreso al módulo principal
de la plataforma, vínculos, un módulo de parametrización
como acceso de usuarios, características de la empresa,
módulos para el mantenimiento de clientes, proveedores,
inventarios, y como módulos principales la hoja de vida de
los profesionales de la mecánica automotriz (contratista), la
liquidación de sus servicios prestados, estadísticas de ventas
por día, mensuales y consolidado anual, el informe diario del
ujo de efectivo (arqueo de caja), esta de resultados diario y
mensual, libro scal, estado de cartera del cliente, estadísticas
de ventas por tipo de servicio (servicios mecánicos y venta de
repuestos), por placa de vehículo para efectos de garantías,
y los módulos más relevantes del software de informes
contables como son la facturación de los servicios mecánicos
y la venta de repuestos que son la fuente de información para
generar los reportes contables para determinar la situación
nanciera de la empresa. Las características de cada empresa
denen la utilización del software adecuado para su gestión
contable y nanciera sobre la cual los administradores,
gerentes y/o socios puedan tomar decisiones frente al futuro
de su empresa y sus competidores, y el precio del software
está determinado por esas mismas características.
2.5 Prueba Piloto del software de informes contables
AFAL
Estos módulos se adaptaron para realizar la prueba piloto en
una empresa dedicada a la prestación de servicios del sector
mecánico automotriz, perteneciente al régimen simplicado.
Esta actividad está conformada en su mayoría por técnicos
profesionales en el ramo de la mecánica y, carecen de sistemas
de información contable estandarizada, donde la mayoría no
conocen la normatividad tributaria y contable, porque no ven
la necesidad de llevar un control nanciero de su actividad
comercial, o piensan que su negocio, o la forma como
ejecutan su actividad no amerita incurrir en costos orientados
a la gestión contable de su empresa, y menos adquirir un
software contable que solo les implicaría costos muy altos
y la contratación de personal capacitado en el manejo de
software en gestión contable.
3. Resultados y Discusión
3.1 Resultados
El software de informes Contables es una opción de gestión
contable para los comerciantes del régimen simplicado
del sector mecánico automotriz por estar orientado a suplir
información nanciera básica, able, de manera sencilla, que
le permita al usuario de esta información conocer la situación
nanciera generada por el desarrollo de su objeto social.
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3.1.1
Benecios del sistema de información nanciera
Los benecios serían la disminución de los costos
operativos, la velocidad en los procesos y registro de las
operaciones comerciales de la organización, la seguridad de
la información de acuerdo a los mismos niveles de protección
del software, la diversidad de informes nancieros para
la toma de decisiones, entre otras muchas ventajas. Se
podría añadir como una de las desventajas el alto costo
del software contable delimitado por la complejidad de la
misma contabilidad y lo que se pretende de ella.
3.1.2
Análisis nal del software
La implementación de los módulos contables mostraron
claramente que permite a las empresas del sector mecánico
automotriz del régimen simplicado controlar, generar
las cuentas de cobro a sus clientes por la prestación de los
servicios mecánicos y repuestos para vehículos del sector
mecánico automotriz, controlar el acceso a la información,
controlar los estados relacionados con clientes y proveedores,
las ventas por día y mes, los desembolsos generados por
el pago a contratistas y empleados, además de los gastos
relacionados con el ejercicio de su objeto social, y lo más
importante para los propietarios de la organización; el estado
de ujo de efectivo a diario y el estado de resultados.
A continuación se muestran esquemas del diseño del sistema
informático (Software).
Figura 1. Ingreso a la plataforma
Para el ingreso a la plataforma, al cargar la aplicación
de módulos de informes contables Versión 1.0 en
Excel, es requerido de un usuario y contraseña que
le dene las secciones de cada módulo a la que tiene
acceso el usuario dependiendo del rol realizado en
la empresa.
Figura 2. Menú principal
El menú principal permite el ingreso a los diferentes
módulos del sistema agrupado por secciones como:
o CLIENTES: permite facturar y el mantenimiento de
los clientes
o PROVEEDORES: permite el mantenimiento de los
proveedores.
o TÉCNICOS Y EMPLEADOS: liquidación de nómina
de contratista y mantenimiento de hojas de vida
o PARÁMETROS Y OTROS PROCESOS: permite
denir usuarios, estadísticas de ventas por tipo de
servicio, por vehículo, informes de ventas por día,
mensuales, anuales, estado de clientes entre otros.
Figura 3. Menú de procesos
Este menú permite a los diferentes módulos de informes
requeridos para mantener actualizada la información de
la plataforma para el éxito de la información nanciera.
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Figura 4. Forma para facturación de servicios
Módulo base del software de informes contables: permite
la facturación de los servicios mecánicos prestados por
el comerciante del sector mecánico automotriz.
o Está denido para imprimir la factura con todos
los requisitos de facturación electrónica, además se
puede estructurar para la impresión en facturas pre
impresas.
Figura 5. Forma permite registrar los recaudos por créditos de
servicios efectuados a los clientes
Figura 6. Recaudo de pagos de clientes por facturas de repuestos
Figura 7. Forma para facturación de repuestos
Módulo que le permite a estos comerciantes facturar
repuestos en el caso de comercializar repuestos, ya que el
90% de los pequeños comerciantes del sector mecánico
automotriz no los vende.
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Figura 8. Forma registro de compra de repuestos
En este módulo se capturan los registros de todas las compras
efectuadas por repuestos clasicadas por tipo de vehículo y
referencia del producto
Figura 9. Forma crear marca y referencia de vehículos
Este módulo permite la creación de productos clasicados por
vehículo y por referencia para poder facturar repuestos
Figura 10. Consultar facturación por mes, año, o por cliente
En este módulo se puede consultar la facturación de
servicios mecánicos por mes, por año, y por cliente,
genera un archivo en PDF que se puede imprimir en el
momento que se requiera.
Figura 11. Informe de ventas mensual
Genera un informe de ventas mensual clasicado por tipo de
servicio y por día, acumulado semanal promedio mensual,
estadísticas por días de la semana que le permite al comerciante
evaluar cuáles son los días que requieren de estrategias para
mejorar las ventas.
Figura 12. Impresión de libro scal por mes
Permite guardar e imprimir en formato PDF cada una de las
hojas del libro scal cada año, mes por mes.
3.2 Discusión.
3.2.1 Las TIC como oportunidad de negocio.
Según (Achrol y Kotler, 1999) “Para tener éxito en una
economía cada vez más globalizada y con un alto nivel de
competitividad, las empresas necesitan desarrollar nuevas ideas
y trasladarlas a sus estrategias empresariales, para aprovechar
las oportunidades de negocio que genera el mercado. Bajo este
escenario, en diversos países en vías de desarrollo consideran
que el futuro de las empresas está en el incremento de la
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inversión, en la capacidad y conocimiento de la economía,
la creación de un ambiente favorable para la rápida adopción
de las nuevas ideas y de las Tecnologías de la Información
y Comunicación (TIC) como una nueva oportunidad de los
negocios”. (Maldonado, Et-al. 2018).
En concordancia con los autores, acertamos en que las TIC son
un pilar fundamental para el desarrollo de las organizaciones
empresariales en temas de contabilidad, nanzas, omática,
publicidad y administración en general, esto les permite
posicionarse frente a otras que no lo tengan y tomar ventaja en
buen aspecto hacia los clientes para maximizar el volumen de
ventas.
3.2.2 Software contable vs. software de informes contables
AFAL para régimen simplicado
El software contable integrado para el manejo de la
información nanciera de las organizaciones, se ha vuelto
imprescindible por el mismo ujo de información de datos que
se maneja y la velocidad en su procesamiento. La economía
se basa en la productividad y el nivel de rentabilidad de las
organizaciones.
Existen en el mercado diversidad de software contable; Helisa,
SIIGO, Siscafe, Mónica, entre muchos otros, que permiten
a los empresarios gestionar su información contable y le
facilitan al contador realizar auditorías, controles nancieros,
análisis de información, para emitir informes verídicos y
conables de los cuales pueda dar fe pública.
Las características de cada empresa denen la utilización del
software adecuado para su gestión contable y nanciera sobre
la cual los administradores, gerentes y/o socios puedan tomar
decisiones frente al futuro de su empresa y sus competidores,
y el precio del software está determinado por esas mismas
características.
El Software de Módulos Contables es una opción de gestión
contable para los comerciantes del régimen simplicado del
sector automotriz por estar orientado a suplir información
nanciera básica, able, de manera sencilla que le permita al
usuario de esta información conocer la situación nanciera
generada por el desarrollo de su objeto social.
3.2.3 El sector mecánico automotriz del régimen
simplicado.
Unos de los segmentos del comercio que menos acceso
tiene al mercado nanciero, son los pequeños talleres del
sector mecánico automotriz, donde ofrecen sus servicios de
técnicos y en su mayoría son técnicos empíricos, decididos a
crear su propia empresa constituyéndose como comerciantes
del régimen simplicado, otros preeren trabajar en la
clandestinidad sin legalizar su actividad económica y por
lo general estos dos tipos de comerciantes no cuentan con
herramientas informáticas (computadores, impresoras) y
otro tipo de tecnología informática que le permita controlar
y optimizar el uso de sus recursos económicos, ya que no
ven la importancia que tiene el uso de sistemas de cómputo
y menos de software contable, que para estos comerciantes
solo implicaría “costos innecesarios”, ya que involucraría
la contratación de personal idóneo para el manejo de la
información contable. En su mayoría preeren contratar
contadores al nalizar un ciclo contable presentando la
información que creen pertinente para cumplir con sus
obligaciones scales, y que en últimas no reejan la
productividad y rentabilidad de su empresa.
La mentalidad de los comerciantes del régimen simplicado,
es no declarar, o generar recursos para el Estado que
posteriormente no se verán reejados en la inversión social,
si no en los bolsillos de los corruptos, que se apropian de
los recursos que obtiene la nación destinados para el gasto
público.
4. Conclusiones y Recomendaciones
Este software de informes contables le permite al comerciante
del sector mecánico automotriz del régimen simplicado
facturar, llevar el control de los clientes, proveedores,
contratistas y generar informes contables que le ayudan a
tomar decisiones en pro de mejorar su actividad económica
Es importante hacerle ver a los comerciantes del régimen
simplicado, las ventajas que una aplicación informática
sencilla le ofrece para llevar un control de clientes,
proveedores, desembolsos, nómina, sin requerir de
conocimientos complejos en software informático.
La normatividad tributaria vigente, no obliga a las personas
del régimen simplicado a llevar contabilidad y por ende,
no requieren de la contratación de un contador, o personal
calicado que les pueda ayudar a llevar sus nanzas de una
manera ordenada, y cuando lo hacen, es porque se solicita
por la Administración de Impuestos Nacionales (DIAN), al
ser reportados por sus clientes en la información exógena y
no tienen un control que les permita establecer sus ingresos en
cada ciclo contable y cumplir a tiempo con sus obligaciones
tributarias que se derivan de las reformas que surgen cada
año y establecen los mecanismos y topes para recaudar los
tributos de las personas naturales y comerciantes que cumplan
con los requisitos establecidos para declarar y pagar renta.
Esta situación proviene sobre todo de la actividad
económica de los comerciantes del régimen simplicado y
la identicación de la problemática nanciera presentada
por la empresa al no tener un sistema contable que le brinde
herramientas para la toma de decisiones.
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Elizabeth Palma Cardoso
Docente e investigadora
Institución de Educación Superior- ITFIP
Contador Público de la Universidad Surcolombiana de Neiva, Colombia. Especialista en Docencia Universitaria
de la Universidad de Ibagué, Colombia y la Habana, Cuba. Magister en educación de la Universidad del Tolima,
Colombia. Con 20 años de experiencia en la Educación Superior, desempeñando cargos como Coordinadora de
Programa, Docencia e Investigación. Líder del Grupo de investigación SICOFAS, de Contaduría Pública, miembro
del comité de autoevaluación y acreditación del ITFIP. Amplia experiencia en el área contable, adscrita a la
Facultad de Economía, Administración y Contaduría del ITFIP.
Par académico del Ministerio de Educación Nacional (MEN). Colombia
Autores:
Augusto Francisco Alarcón Linares
Augusto Francisco Alarcón Linares, estudiante investigador del semillero SICOFAS del programa Contaduría
Pública, Tecnólogo Profesional en Sistemas Contables y Financieros del ITFIP, Técnico Profesional en Contabilidad,
Costos y Auditoria del ITFIP, Técnico Profesional En Gestión Contable Y Financiera Del SENA, Diplomado en
Docencia Universitaria, Diplomado en Alta Gerencia y Diplomado en Gerencia de Estrategia de Mercado. Amplia
experiencia en el área contable, programación en Visual Basic e informática.
Eduardo Andrés Hernández Pava
Eduardo Andrés Hernández Pava, Contador Público, egresado de la Universidad Cooperativa de Colombia Sede
Espinal Tolima, y con tarjeta profesional 162761T de la Junta Central de Contadores, desde el 27 de octubre de
2011, cursó una Especialización en Revisoría Fiscal y Auditoria Forense en la universidad del área andina de
Bogotá, diplomado en pedagogía y docencia universitaria espinal 2011, técnico profesional en administración de
costos y auditoria espinal 2007, técnico profesional en sistemas y computación espinal 2002.
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